Aplikasi Fleet Management System, Solusi Cerdas Bengkel Armada

Dalam hal perawatan kendaraan armada, Perusahaan logistik tentunya wajib memiliki bengkel guna menekan biaya operasional kendaraan khususnya dalam perawatan kendaraan armada. Aplikasi Fleet Management System dari OtoNet Solusi Digital adalah Aplikasi Bengkel cerdas untuk Perusahaan Anda yang bergerak dalam jasa pengiriman barang (Logistik) khususnya dalam mengatur manajemen perbengkelan.

Masalah perawatan kendaraan armada dapat terjadi karena sejumlah faktor, termasuk jenis kendaraan, usia armada, kondisi operasional, manajemen bengkel yang tidak efisien dan kebijakan perusahaan. Beberapa masalah umum yang sering dihadapi dalam bengkel perawatan kendaraan armada diantaranya:

1. Pemeliharaan dan Perbaikan Tidak Tepat Waktu:
   • Ketidakmampuan Menanggapi Perbaikan Darurat: Kesulitan dalam merespons dengan cepat terhadap kendala mendesak atau kegagalan dapat mengakibatkan downtime yang tidak terduga.
2. Pemeliharaan Preventif:
   • Ketidaksesuaian dengan Jadwal Pemeliharaan Preventif: Tidak mengikuti jadwal pemeliharaan preventif dapat menyebabkan peningkatan risiko kegagalan komponen dan kendala operasional.
3. Manajemen Persediaan Suku Cadang:
   • Tingginya Waktu Tunggu untuk Mendapatkan Suku Cadang: Ketidakmampuan dalam mengelola persediaan suku cadang dengan efektif dapat memperpanjang waktu perbaikan.
4. Teknologi dan Automasi:
   • Kurangnya Pemanfaatan Teknologi: Tidak adanya sistem manajemen bengkel yang terotomatisasi dapat menghambat efisiensi dan keterukuran.
5. Pendidikan dan Pelatihan Karyawan:
   • Kurangnya Pendidikan dan Pelatihan untuk Teknisi: Teknisi yang kurang terlatih atau tidak mendapatkan pembaruan terkait teknologi terbaru dapat mempengaruhi kualitas perawatan dan perbaikan.
6. Biaya Operasional yang Tinggi:
   • Tidak Efisien dalam Penggunaan Sumber Daya: Ketidakmampuan untuk mengelola sumber daya dengan efisien, termasuk tenaga kerja, dapat meningkatkan biaya operasional.
7. Kepatuhan Regulasi dan Keselamatan:
   • Ketidakmampuan Mematuhi Regulasi Keselamatan dan Emisi: Kurangnya kepatuhan terhadap regulasi dapat mengakibatkan sanksi hukum dan reputasi yang buruk.
8. Pemantauan Kinerja:
   • Ketidakmampuan Memantau Kinerja Kendaraan Secara Efektif: Tidak memiliki sistem pemantauan kinerja kendaraan dapat mengakibatkan ketidakmampuan untuk mendeteksi masalah atau kegagalan potensial.
9. Pengelolaan Limbah dan Lingkungan:
   • Tidak Efektif dalam Mengelola Limbah Bahan Kimia: Pengelolaan limbah bahan kimia dan material dapat menjadi masalah, terutama jika tidak mematuhi regulasi lingkungan.
10. Hubungan dengan Pemasok dan Vendor:
    • Ketidakmampuan Menegosiasikan Kontrak yang Menguntungkan: Kurangnya kemampuan untuk bernegosiasi dengan pemasok atau vendor dapat meningkatkan biaya persediaan dan suku cadang.

Untuk mengatasi masalah-masalah ini, bengkel armada kendaraan dapat mengadopsi sistem manajemen bengkel yang terotomatisasi, memberikan pelatihan teknis kepada karyawan, memprioritaskan pemeliharaan preventif, dan aktif mengikuti perkembangan teknologi di industri otomotif. Dengan mengambil langkah-langkah ini, bengkel dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan kinerja keseluruhan.

Aplikasi Aplikasi Fleet Management System yang terintegrasi dengan sistem akunting online akan mempermudah Perusahaan Anda dalam mengatur jalannya operasional bengkel Armada yang efisien dan menekan biaya maintenance kendaraan karena ketepatan dalam pengaturan jadwal servis kendaraan, analisa masalah kendaraan yang tepat dan produktifitas mekanik yang tinggi.

Kenapa Bengkel Armada Kendaraan Membutuhkan Aplikasi Bengkel Yang Terotomatisasi?

Bengkel armada kendaraan dapat mendapatkan manfaat besar dari sistem bengkel yang terotomatisasi. Beberapa alasan utama mengapa bengkel armada kendaraan membutuhkan sistem otomatisasi melibatkan efisiensi, akurasi, manajemen inventaris, dan pelacakan layanan. Berikut adalah beberapa alasan kunci:

1. Manajemen Inventaris:
   • Sistem otomatisasi dapat membantu bengkel mengelola inventaris suku cadang dan peralatan dengan lebih baik. Ini mencakup pemantauan stok, pemesanan otomatis ketika stok menipis, dan memastikan ketersediaan suku cadang yang tepat saat diperlukan.
2. Pelacakan Layanan dan Perawatan:
   • Sistem otomatis dapat menyediakan pencatatan yang akurat dan otomatis tentang jadwal perawatan dan layanan kendaraan. Ini membantu mencegah kelalaian dan memastikan bahwa kendaraan-kendaraan di bengkel armada selalu dalam kondisi optimal.
3. Manajemen Pekerjaan:
   • Sistem otomatis dapat membantu mengatur dan mengelola jadwal pekerjaan bengkel, termasuk penugasan tugas, pemantauan kemajuan, dan peringatan ketika ada keterlambatan atau masalah.
4. Pelacakan Biaya dan Keuangan:
   • Sistem otomatis dapat membantu mengelola pembayaran, memantau biaya perbaikan, dan menyediakan laporan keuangan yang akurat. Ini memudahkan bengkel dalam mengelola keuangan mereka dan mengidentifikasi area-area di mana mereka dapat mengoptimalkan pengeluaran.
5. Peningkatan Efisiensi:
   • Automatisasi dapat mempercepat proses-proses seperti pembayaran, penjadwalan, dan pelaporan. Ini mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas administratif dan memungkinkan staf bengkel untuk fokus pada pekerjaan teknis yang lebih spesifik.
6. Pemeliharaan Preventif:
   • Sistem otomatis dapat membantu mengimplementasikan jadwal pemeliharaan preventif, yang dapat meningkatkan umur pakai kendaraan dan mengurangi risiko kerusakan yang tidak terduga.
7. Analisis dan Pelaporan:
   • Sistem otomatis dapat mengumpulkan dan menganalisis data tentang kinerja bengkel, kinerja kendaraan, dan biaya operasional. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan strategis, meningkatkan efisiensi, dan mengidentifikasi peluang untuk penghematan biaya.

Dengan memanfaatkan teknologi otomatisasi, bengkel armada kendaraan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan manusiawi, dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Aplikasi Fleet Management System, Solusi Cerdas Bengkel Armada Anda

Aplikasi Fleet Management System adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk membantu manajemen dan operasional bengkel armada kendaraan atau layanan perbaikan kendaraan. Aplikasi kami dapat menyediakan sejumlah fitur dan fungsionalitas untuk membantu bengkel mengelola berbagai aspek pekerjaan servis kendaraan dengan lebih efisien.

Fitur Utama Aplikasi Fleet Management System

1. Estimasi Biaya Perbaikan

Fitur pertama Aplikasi Fleet Management System adalah Estimasi Biaya Perbaikan, fitur ini sangat berguna bagi perusahaan logistik dalam memperkirakan biaya perbaikan diawal sehingga tidak kecolongan dalam menentukan budget cost servis setiap Armada kendaraan perusahaan.

Estimasi biaya perbaikan kendaraan adalah proses penentuan perkiraan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki kerusakan atau merawat kendaraan yang mengalami masalah. Proses ini dilakukan oleh bengkel sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya seperti SPK servis atau di dalam sistem kami dinamakan PKB Servis.

1. Sistem Membership

Saat melakukan Estimasi biaya perbaikan di Aplikasi Fleet Management System, bengkel bisa melakukan pengecekan apakah pelanggan memiliki Member servis atau tidak, jika iya maka secara otomatis akan mendapatkan diskon sesuai dengan manfaat dari member tersebut.

2. Sistem Paket Servis

Selain sistem member, Pelanggan juga dapat menikmati fitur Paket Servis jika bengkel membuat rancangan Paket Service untuk pelanggan bengkel. Paket servis adalah fitur yang bermanfaat bagi pelanggan yang ingin membeli layanan bundling yang ditawarkan bengkel dengan harga yang lebih murah dibanding layanan reguler.

3. Sistem Referensi Pelanggan

Sistem Referensi Pelanggan merupakan fitur yang bermanfaat bagi bengkel Fleet maupun bengkel umum yang ingin memperluas jaringan pasar dengan metode referal. Sistem ini akan merekap catatan pelanggan yang datang ke bengkel dari beberapa referensi, seperti pelanggan mengunjungi bengkel karena: Datang Sendiri, Social Media, Website atau karena Teman.

Selain beberapa fitur yang kami sebutkan diatas, Bengkel juga bisa melakukan tracking terhadap Tipe Pelanggan yang masuk melakukan servis kendaraan, apakah itu pelanggan Perusahaan, Umum, Pemerintah, Organisasi atau tipe pelanggan Bengkel (Jika bengkel anda bekerjasama dengan bengkel lain)

Dengan fitur yang lengkap maka Aplikasi Fleet Management System kami akan menjadi pilihan software bengkel yang lengkap untuk menangani beberapa metode standar operasional bengkel baik itu bengkel umum maupun bengkel Fleet.

2. PKB Servis ( Perintah Kerja Bengkel)

Setelah bengkel melakukan Estimasi biaya servis maka langkah berikutnya yang terpenting adalah pembuatan PKB (Perintah Kerja Bengkel) di dalam proses ini ada beberapa hal yang paling penting dalam pengelolaan sistem, diantaranya adalah:

1. PO Number

PO number adalah No PO yang bengkel dapatkan saat bekerjasama dengan perusahaan dalam kontrak servis, PO Number biasanya digunakan oleh Bengkel untuk penagihan Billing servis yang telah dilakukan, PO Number juga sebagai referensi perusahaan yang bekerjasama dengan bengkel untuk membayar servis kendaraan mereka.

2. Tanggal Kembali Servis dan KM Kembali

Tanggal kembali servis adalah field yang wajib bengkel isi saat akan menutup PKB, tujuan fitur ini kedepan adalah untuk kepentingan follow up pelanggan seperti: Ucapan terimakasih dan pengingat kapan dilakukan servis kembali ke bengkel.

3. Fitur OPL (Order Pekerjaan Luar)

Setiap layanan jasa tentunya tidak semua bisa dilakukan di bengkel, ada kalanya bengkel memerlukan bengkel lain untuk tindakan servis jasa yang tidak dimiliki bengkel kita, dengan kondisi itu maka fitur OPL bisa bengkel manfaatkan yang berfungsi untuk mengirim SPK OPL terhadap vendor bengkel.

Sebelum dilakukan SPK OPL pada Aplikasi Fleet Management System perlu dilakukan tindakan Hide baik pada jasa maupun part yang akan di order ke pihak luar (Vendor) di form PKB Servis, fungsi Hide ini adalah untuk menyembunyikan data Part maupun Jasa terhadap sistem internal agar tidak dilakukan tindakan apapun, misal jika Anda melakukan Hide pada salah satu Jasa servis maka saat dicetak PKB servis Jasa tersebut tidak akan tampil di cetakan PKB mekanik tapi tetap tampil di Cetakan PKB Pelanggan.

4. Sistem Produktivitas Mekanik

Bagi bengkel fleet produktivitas mekanik sangat penting untuk mengetahui kinerja setiap karyawan khususnya mekanik. Dalam form PKB servis bengkel dapat memilih mekanik yang akan melakukan pekerjaan jasa servis tersebut dengan menjalankan Start dan Stop pada sistem sehingga Aplikasi Aplikasi Fleet Management System akan merekap setiap waktu pekerjaan secara detail sesuai dengan target waktu pekerjaan sesungguhnya (Labor Flat Rate).

3. Update KM

Fitur Update KM di Aplikasi Fleet Management System berguna untuk bengkel armada dalam memantau kilo meter perjalanan kendaraan, tujuan dari fitur ini agar bengkel armada dapat memprediksi kapan kendaraan armada tersebut dilakukan servis berikutnya, biasanya update kilo meter didapat dari sistem GPS yang tersemat dimasing-masing kendaraan armada.

Jadi jika perusahaan logistik memiliki budget servis dalam 1 bulan misalkan 5 juta rupiah, maka fitur Update KM ini bermanfaat untuk memantau kapan seharusnya perawatan kendaraan dilakukan agar performa kendaraan armada tetap stabil.

Jumlah Fitur Yang Terdapat Dalam Aplikasi Fleet Management System

Fitur Aplikasi Fleet Management System

Kesimpulan

Aplikasi bengkel untuk perawatan armada kendaraan dapat memiliki beberapa fungsi kunci yang sangat penting untuk mendukung efisiensi dan keberlanjutan operasional. Aplikasi Fleet Management System juga berfungsi untuk mencatat detail lengkap setiap kendaraan dalam armada, termasuk spesifikasi, nomor identifikasi, tahun pembuatan, dan kilometer terakhir.

Aplikasi Fleet Management System telah disesuaikan untuk kepentingan dalam merawata seluruh kendaraan armada di bengkel fleet, selain fitur-fitur lengkap yang kami berikan, Aplikasi Fleet Management System kami juga di integrasikan dengan sistem Akunting Online Kledo sehingga setiap pengeluaran uang dicatat dengan sangat rapih dan profesional.

Jika Anda berminat untuk memiliki Aplikasi Aplikasi Fleet Management System Anda bisa menghubungi OtoNet Solusi Digital melalui Google Bisnis Kami atau langsung mengisi Form dibawah ini: